Też skaczesz z 4000 metrów bez spadochronu?

Ciężko pracujesz cały dzień i po pracy nie masz już na nic czasu? W weekend zamiast odpoczywać nadrabiasz zaległości i zaniedbujesz bliskich? Czy może jak wpada Ci nieoczekiwana, pilna praca, to rozpoczęcie jej, wygląda jakbyś skakał z 4000 metrów bez spadochronu? Jeśli którekolwiek z pytań opisuje bliską Ci sytuację, to prawdopodobnie mam dla Ciebie rozwiązanie. Tak proste, że prawdopodobnie nie uwierzysz w to, że może działać.

Pobrano z http://commons.wikimedia.org

Totalny brak czasu...

Wiele osób, z jakimi mam okazję rozmawiać powtarza jak mantrę "nie mam czasu, nie mam czasu, nie mam czasu". I tak aż do znudzenia. Najciekawsze w tym wszystkim jest to, że osoby, które naprawdę dużo robią - zawsze potrafią wygospodarować trochę czasu. Natomiast Ci, którzy tylko mówią o tym, że go nie mają, to nie potrafią nim zarządzać. 

Sztampowym przykładem może być to, kiedy pracując jako programista, dostawałem dodatkowe zlecenia. Nie zawsze chciałem się nimi zajmować (z różnych powodów), więc starałem się je przekazywać znajomym. Oczywiście były to zlecenia za pieniądze, nie za darmo. 90% znajomych, kiedy ich pytałem o to, czy podejmą się zajęcia, które powinno im zająć nie więcej niż weekend, odpowiadało "nie mam czasu". Ok, rozumiem. Nie rozumiem tylko czegoś innego. Kiedy po weekendzie się spotykaliśmy i pytałem jak im weekend minął, to odpowiadali "nic szczególnego, siedziałem w domu i nic nie robiłem". No to zdecydujcie się, macie zajęcia w weekend i naprawdę nie macie czasu, czy tylko symulujecie? 

Pobrano z http://commons.wikimedia.org

Brak organizacji

Kiedy z biegiem czasu zacząłem analizować zachowania ludzi, zarówno tych naprawdę zapracowanych i tych, którzy tylko tak mówili, doszedłem do ciekawego wniosku. Wniosku, który później został potwierdzony przez wiedzę przekazywaną mi na szkoleniach. Otóż Ci, którzy robią dużo i mimo wszystko udaje im się wygospodarować jeszcze czas - planują. Banalne, prawda? Również mentorzy biznesowi, z jakimi miałem przyjemność współpracować mówili o planowaniu. Bynajmniej nie chodzi tutaj o organizowanie zadań na zasadzie:

1. Lista zakupów

 - udać się do sklepu

 - wziąć wózek

 - zapakować go produktami z listy

 - udać się do kasy i zapłacić

 - zapakować towary do samochodu i zawieźć do domu

2. Udać się na siłownię

 - spakować plecak

 - ...

Tutaj chodzi o inne zarządzanie czasem i zadaniami.

Pobrano z http://commons.wikimedia.org

Planowanie planowaniu nie równe

Organizowanie zadań jak w poprzedniej sekcji jest jak najbardziej poprawne i polecam każdemu. Nie chcielibyśmy przecież zapomnieć o jakimś ważnym elemencie tego co mamy zrobić. Na przykład zapomnieć założyć spadochron, kiedy mamy skakać z tytułowych 4000 metrów. Aby efektywnie zarządzać czasem, musimy przenieść się na wyższy poziom. To ma być poziom najbliższych celów jakie mamy osiągnąć. Czyli zaczynamy zarządzać zadaniami na 2, 3 miesiące do przodu. 

Aby tego dokonać nie musimy robić dużo. Naprawdę jest to banalnie proste i mało tego - zajmuje mało czasu. Wystarczy jedna godzina w tygodniu. Tydzień ma 168 godzin. Codziennie śpimy około 8 godzin, co sprawia, że czasu, który spokojnie możemy zagospodarować jest 112 godzin. Ta jedna godzina to mniej niż jeden procent naszego czasu w tygodniu. To bardzo mało, a daje bardzo dużo. 

Sam rezerwuję sobie godzinę w weekend, w dowolny jego dzień. Następnie siadam do mojej listy zadań i po pierwsze organizuję ją (zgodnie z metodologią GTD, którą zaproponował David Allen w swojej książce "Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności"). Po drugie - sprawdzam, które zadania są jeszcze aktualne, ponieważ moje cele mogły ulec zmianie w ciągu tygodnia. Archiwizuję zadania skończone i już nieaktualne. Kiedy skończę pracę z listą zadań (przeważnie po około 30 minutach), poświęcam około 20 minut na zastanowienie się co chcę osiągnąć w ciągu najbliższych 3 miesięcy. Następnie (dalej z metodologią GTD) rozpisuję sobie zadania. 

Mając wszystko usystematyzowane zawsze jestem w stanie wygospodarować trochę czasu. Pomimo tego, że moja lista zadań zawiera więcej niż 80 pozycji. Poza tym, w ogromie codziennej pracy, czasem wykonujemy zadania mechanicznie. Niekoniecznie zastanawiając się czy to zadanie w szerszej perspektywie ma jeszcze dla nas sens. Ta godzina w tygodniu pozwoli nam na to, aby sprawdzić czy coś co mamy do zrobienia, nie jest robione przez nas niejako "z rozpędu". A po co nam marnować czas i energię na coś, co jest nieefektywne? 

Jeśli myślisz na poważnie o tym, aby zainwestować swój czas, energię i pieniądze w swój rozwój osobisty, to wygospodaruj godzinę w tygodniu na spojrzenie na wszystko z odległości. Nie zaszkodzi Ci, a sprawi, że będziesz pewny, że to co robisz nie jest "robotą głupiego" tylko sukcesywnie prowadzi Cię do osiągnięcia celu, który wyznaczyłeś sobie wcześniej.